DANFE significa Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica e ele serve geralmente como instrumento para acompanhar a mercadoria durante o seu trânsito. Ele é uma representação gráfica, impressa e simplificada da NF-e.

Para que não haja nenhuma divergência entre o DANFE e a NF-e, o ideal é que o DANFE seja impresso pelo mesmo sistema gerador da NF-e, pois não pode haver divergências entre estes documentos.

O DANFE deve ser impresso pelo emitente da NF-e antes da circulação da mercadoria, pois o trânsito de uma mercadoria documentada por uma NF-e sempre deverá estar acompanhado do DANFE correspondente. Respeitada esta condição, o DANFE poderá ser impresso ou reimpresso a qualquer momento para atender às obrigações tributárias dos contribuintes envolvidos.

O destinatário deve conferir a validade e autenticidade da NF-e da mercadoria recebida, através de consulta no site da Secretaria da Fazenda, a partir da chave de acesso que consta no DANFE. Caso o destinatário não faça essa verificação, ele está sob o risco de receber produtos irregulares, falsificados ou vinculado a uma NF fria.

A necessidade de arquivamento do DANFE

A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter as NF-e em arquivo digital pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital.

No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela não precisará guardar o DANFE, mas apenas o arquivo digital recebido.

Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo à NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

Reforçamos que o destinatário sempre deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e, tenha ele recebido o arquivo digital da NF-e ou o DANFE acompanhando a mercadoria.

O DANFE tem valor fiscal?

O DANFE não tem valor fiscal e assim não pode substituir uma NF-e. Sua função é auxiliar, apenas facilitar a consulta da NF-e. Ele contém uma chave numérica de acesso que permite a consulta para a verificação da NF-e relacionada.